Вопреки наличию множества самых разнообразных способов передачи информации, электронная почта остаётся главным средством делового общения. Сегодня мы расскажем о принципах этикета и правилах написания профессиональных писем.
В какой день недели лучше отправлять
Бытует мнение, что понедельник и вторник - наилучшие дни для отправки электронного письма. Возможно, поверье связано с тем, что человек наиболее активен в первые дни рабочей недели после хорошего отдыха, поэтому у него достаточно сил для выполнения незапланированных задач. А вот в четверг и пятницу у получателей сообщения остаётся всё меньше желания выполнять излишнюю нагрузку.
Реальность же такова, что нет никакого оптимального дня. По результатам исследований, вероятность просмотра сообщения и ответа на него достаточно равномерно распределяется с первого до последнего рабочего дня.
Однако, когда дело касается выходных, ситуация меняется в пользу отправителя, и его шансы на ответ возрастают.
Исследователи связывают этот факт с меньшей "конкуренцией" в почтовом ящике получателя.
Если вам претит работа в свои выходные или у вас назрел выезд за пределы доступа к Интернету, воспользуйтесь услугами специальных сервисов для отправки посланий по расписанию.
В какое время суток отправлять
Ранние письма чаще попадаются на глаза получателю. Но другая часть правды состоит в том, что и поздние письма не менее эффективны.
Подавляющее большинство писем отправляется с 9:00 до 15:00. Казалось бы, аккурат в рабочее время. Однако письма, отправленные между 07:00 и 08:00, а также после 20:00, "пробиваются" чаще. 40% писем, написанных ранним утром или вечером, получают свой ответ.
Как писать тему в письме
Наверняка вы частенько слышали о том, что тему сообщения нужно писать по принципу "краткость - сестра таланта". Если это так, вам приготовлен небольшой сюрприз: длина темы сообщения не влияет на вероятность прочтения и ответа.
Тем не менее исследователи выделили некоторые слова, действительно повлиявшие на частоту прочтения и скорость ответа.
К примеру, письма со словами "шаги", "кампания" (не путать с "компания") и "следующий" имели наивысший процент ответов, а со словами "календарь" и "онлайн" - низший.
Сколько адресатов можно указать
Не стоит загонять в поле получателей сообщения побольше народу. Опытным путём определено, что ваше письмо должно содержать одно упоминание в поле "Кому" и столько же в графе "Копия".
Когда вы добавляете человека в раздел "Кому", вы обращаетесь к конкретной персоне за ответом. Когда вы вписываете ещё одно лицо в графу "Копия", вы оказываете социальное давление на человека из поля "Кому". Также вы даёте себе дополнительный шанс на ответ, если первоочередной получатель не отреагирует.
Как долго Вам ждать ответ
Попрошайка, надоеда - те нерешительные ярлыки, которыми вы награждаете себя при мысли об отправке повторного письма, и откладываете действие на потом. А зря! Не нужно терять по пять дней в ожидании заветного ответа, как это делает большинство из нас. Долой застенчивость и неуверенность!
Помните 90% ответов приходят в течение одного дня с момента получения. Если по истечении суток вы не увидели обратной реакции - отправляйте повтор без лишних раздумий.
Это даст вам дополнительные 21% шанса на получение результата.
