Представим ситуацию: вы пришли в компанию и после приема дел* обнаружили большое количество нарушений в кадровой работе, отсутствие некоторых обязательных документов, запущенное кадровое делопроизводство. Вы в шоке, кажется, что эти «завалы» никогда не разгрести, и вы уже жалеете, что пришли в данную организацию? Подождите так переживать и отчаиваться.
Подобные ситуации в кадровой практике встречаются довольно часто. Да и вряд ли вообще есть компании, где все идеально - найти недостатки можно всегда. Объясняется это в первую очередь тем, что в основе любого дела стоит «человеческий фактор», а значит, всегда присутствует риск ошибки. Не ошибается, как известно, только тот, кто ничего не делает.
Поэтому необходимо успокоиться, а уже после постараться выяснить причины происхождения всех ошибок и понять способы их исправлений. Итак, начнем.
Анализ и выявление причин нарушений
Причин нарушений может быть множество, как объективных, так и субъективных, но мы выделим в отдельный блок пять основных причин, из-за которых возникают нарушения в кадровой работе.
Зная причины появления нарушений и перекрыв источники их происхождения, вы не только быстро наведете порядок, но и не допустите повторения прежних ошибок. С другой стороны, устраняя причины нарушений, вы уже фактически наводите порядок.
За чужие ошибки приходится расплачиваться...
Отсутствие кадрового работника всегда пагубно отражалось на состоянии дел. Многие работодатели понимают это после проверок ГИТ или после судебных разбирательств. Но, к сожалению, встречаются руководители организаций, которые до сих пор недооценивают роль кадровой работы, считая ее второстепенной. Такая позиция характерна для маленьких организаций с небольшим штатом сотрудников, где руководители экономят буквально на всем, даже на бумаге, не говоря уже о введении дополнительной штатной единицы. Поэтому и поручают вести кадровые дела кому угодно, считая, что написать приказ о приеме или увольнении работника и заполнить трудовую книжку может и бухгалтер, и в крайнем случае - секретарь.
Если в организации, куда вы пришли, именно таково положение вещей, то вам нужно фактически полностью восстанавливать все кадровое делопроизводство. Для начала следует изменить позицию руководителя - это облегчит вам работу в будущем. Для этого представьте ему на утверждение план устранения нарушений в кадровой работе, выявленных в ходе приема дел и должности. Но об этом чуть позже.
То, что нарушения в кадровой работе появились до вашего прихода в компанию, мало кого интересует. Во-первых, до вас об их существовании никто и не знал -считалось, что все делается правильно. Во-вторых, если вы обнаружили эти нарушения, то кому как не вам их устранять, кто, кроме вас, знает, что и как надо делать? Вам, как говорится, и карты в руки.
Во всем должна быть система
Отсутствие системы в любой работе, как правило, приводит к беспорядку и хаосу. Кадровая работа - не исключение. Поскольку ее основу составляет работа с документами, то, соответственно, должна быть выстроена четкая система документооборота и делопроизводства.
Кадровое делопроизводство - это инструмент, позволяющий регламентировать взаимоотношения работодателя и работника, права и обязанности сторон трудовых отношений, создать организационно-правовые основы трудовых отношений.
Четко выстроенная система кадрового делопроизводства и документооборота - это не только порядок в документах, исключающий риски для работодателя, но и в первую очередь согласованность и слаженность действий всего аппарата управления, когда каждый руководитель знает порядок проведения всех кадровых процедур и перечень документов, которые при этом разрабатываются. Это позволяет исключить ошибки при принятии и реализации кадровых решений на всех уровнях.
Порядок должен быть единым
Очень часто причиной нарушений становится несогласованность мнений и действий руководителей различных уровней и самих исполнителей. Это происходит из-за незнания законов, отсутствия системы в кадровом делопроизводстве, единого порядка в вопросах практической реализации кадровых процедур и оформления документов.
Разработка способов устранения причин нарушений
Проанализировав все причины нарушений в кадровой работе, выявив источники их происхождения, нужно продумать действия, направленные на их устранение. К примеру, вы выяснили, что причинами нарушений в порядке применения дисциплинарной практики являются:
а) отсутствие локального нормативного акта, регулирующего этот вопрос;
б) незнание руководителями нормативной правовой базы трудовых отношений;
в) отсутствие взаимодействия между структурными подразделениями в области служебного документооборота.
Теперь вам нужно решить, что нужно сделать, чтобы этих причин не было
Допустим, если нет локального нормативного акта, то его нужно разработать. В связи с этим возникают вопросы: какие моменты там должны быть отражены, кто его будет разрабатывать, с привлечением каких ресурсов, в какие сроки и т. д.? На все эти вопросы у вас должны быть конкретные ответы. Если вы сами не можете найти ответ, посоветуйтесь с руководителями, обсудите этот вопрос коллегиально, почитайте литературу, где представлен опыт других организаций.
Если мы говорим о том, что руководители не знают законов или не умеют применять их на практике, то очевидно, что нужно организовать внутрифирменное обучение. Это могут быть семинары, лекции, тренинги. Тут же нужно продумать, как организовать это обучение: своими силами или с привлечением внешних специалистов? Если с привлечением специалистов, то каких конкретно, сколько это будет стоить? Если своими силами, то что для этого нужно, в какое время проводить эти занятия? Или, может, достаточно будет разработать памятки руководителям на все случаи жизни?
Если речь идет об отсутствии взаимодействия в области служебного документооборота, то следует для начала разобраться, почему его нет. То ли на это влияют личные качества руководителя, то ли это происходит из-за отсутствия внутренних стандартов, или это результат слабых коммуникаций между подразделениями? И здесь тоже нужно все продумать и подготовить конкретные предложения.
И так, следуя методике, нужно сделать по каждому выявленному нарушению. Работа эта очень большая и кропотливая, требующая времени, компетентности, внимательности, умения логически выстраивать последовательность мыслей и действий.
Составление плана устранения недостатков
Чтобы не потерять логическую нить, вернемся к исходной позиции. Итак, вы приняли дела, вскрыли массу нарушений, проанализировали причины их происхождения, продумали шаги и действия по устранению этих причин. Замечательно! Теперь вам нужно собрать все это вместе и представить руководителю организации в качестве предложений для принятия соответствующего решения. Лучшей формой представления ваших наработок будет план по устранению выявленных нарушений или недостатков.
Составляя этот план, используйте приведенные выше рекомендации
План утверждает руководитель организации. Перед утверждением этот план должен пройти процедуру согласования с заинтересованными должностными лицами.
Расстановка приоритетов в последовательности устранения недостатков
При любом планировании необходимо продумать, в какой последовательности проводить работу, какие задачи главные, а какие - второстепенные и, соответственно, что делать в первую очередь, а что - во вторую. Это и есть расстановка приоритетов. Выделять этот этап в самостоятельный будет неправильно, потому что в данном случае речь идет о сроках выполнения тех или иных мероприятий, а сроки устанавливаются уже на этапе планирования. Следовательно, планировать и расставлять приоритеты нужно одновременно. Это очень важно, потому что от выполнения одного пункта плана будет зависеть выполнение другого. И если задуманная последовательность действий окажется нарушена или составлена заведомо неправильно, то в итоге этот план будет обречен на невыполнение, с вытекающими из этого последствиями.
Приведение в порядок кадровых документов и организация их сохранности
После утверждения плана начинается его практическая реализация. Собственно, здесь можно сказать: «бери и выполняй по пунктам, периодически отчитываясь перед руководителем организации о ходе выполнения плана». В то же время мы вначале говорили о том, что основу кадровой работы составляет работа с документами. Поэтому было бы уместным остановиться на этом подробнее. Самое главное - запомнить, что каждый документ должен пройти пять стадий.
Пусть это будет нашей отправной точкой. Более подробно о том, как обеспечить порядок в кадровом делопроизводстве и сохранность документов на каждой из приведенных стадий мы поговорим в следующий раз.
