Если вы чувствуете, что вам категорически не хватает рабочего времени, возможно, вам его действительно не хватает, а может быть Вы совершенно не можете его планировать. Давайте рассмотрим самые типичные методы, благодаря которым вы можете не потерять время. Умение планировать работу и является необходимым для любого вида деятельности.
1. ПЛАНИРУЙТЕ СВОЙ РАБОЧИЙ ДЕНЬ. Установлено, что десятиминутная подготовка к рабочему дню позволяет экономить более часа рабочего времени. В то же время имейте в виду, что план — это не закон, а всего лишь желаемый путь развития событий, от которого возможны отступления: клиент иногда опаздывает, совещание — затягивается, цифры в отчете — не складываются… Чтобы потом не метаться между запланированным и авральным, учитывайте следующее правило: планировать нужно не более 60% своего времени, а 40% — это резервный фонд для неожиданных и неотложных дел. Если же такие дела не появятся, возьмитесь за решение задачи на перспективу или займитесь чем-либо для собственного развития.
2. ГЛАВНОЕ ВНИМАНИЕ – ГЛАВНЫМ ВЕЩАМ! После того как список запланированных дел составлен, необходимо расставить приоритеты. Для этого научитесь делить свои ежедневные задачи на четыре категории: важные и срочные; важные и несрочные; неважные и срочные; неважные и несрочные. Начинать рабочий день, разумеется, нужно с выполнения задач важных и срочных. К ним, к примеру, могут относиться встречи с клиентами, составление отчета, подготовка к конференции и т. п. в зависимости от специфики деятельности. Даже если вы не сможете выполнить весь свой план на день, осознание того, что важнейшее сделано, придаст вам ощущение успеха.
3. ФОРМИРУЙТЕ РАБОЧИЕ БЛОКИ, в которые вы будете включать схожие по характеру задачи. Например, в первой половине дня вы работаете с клиентами, после обеда – с документами и, наконец, вечером беретесь за блок «рутинных» дел, не требующих сверхконцентрации: телефонные обзвоны, ответы на письма респондентов и т. д. Ведь всякое переключение внимания с одной категории дел на другую требует затрат времени и усилий для очередного «разбега» и «погружения».
4. ОРИЕНТИРУЙТЕСЬ НА ДОСТИЖЕНИЕ СОБСТВЕННЫХ ЦЕЛЕЙ. Постановка жизненных целей – целая наука, об этом написаны тома. Но даже если вы еще не успели расписать предстоящую жизнь на этапы и задачи, то наверняка знаете, чего хотите от данной компании в ближайшие несколько лет. Так вот, выполняя те или иные дела (особенно затратные), задавайте себе вопрос: «Насколько это приближает меня к цели?» или «А зачем вообще это делать?». Такие самокритичные вопросы помогают выяснить, что некоторые дела в действительности не нужны или могут быть выполнены лишь в «общих чертах».
5. УСТАНАВЛИВАЙТЕ РЕГЛАМЕНТ. Вместо того чтобы говорить себе (или своим подчиненным): «Надо закончить отчет как можно быстрее» или «Переговоры не должны затягиваться надолго» – более четко формулируйте задачи: «Отчет следует сдать в пятницу» или «Встреча должна длиться не более часа».
