Переписка - это важнейшая составляющая делового этикета. Основным правилам ведения деловой переписки люди обучаются на специальных курсах. Этот навык у сотрудников компании способствует увеличению оборота предприятия, установлению прочных связей с партнерами и потребителями, улучшению взаимосвязи между различными службами и т.д.
Существует несколько видов деловой переписки:
- торговые соглашения;
- письма с благодарностью;
- деловые предложения;
- извинения;
- поздравления;
- запросы и требования;
- соболезнования.
Все они имеют свои нюансы, однако, есть и общие правила ведения деловой электронной переписки.
- Файл с письмом необходимо всегда подписывать, чтобы было понятно, кто отправитель.
- Указывайте обязательно тему письма, в противном случае оно может попасть в спам, и адресат его не получит.
- Если прикрепляете файл, то в письме коротко укажите, в чем суть послания.
- Начинайте текст письма с приветствия, а в конце не забудьте попрощаться, указать свои контактные данные.
- Если вы пишете письмо, не прикрепляя дополнительных файлов, его структура должна быть такова: вступление, текст письма, формула вежливости («с уважением», «с наилучшими пожеланиями» и т. д.), подпись, контактные данные, приложения.
- Если письмо очень важное, можно дополнительно сообщить адресату, что вы его отправили, позвонив адресату, по телефону, по скайпу или отправив СМС.
- Если долго нет ответа, допускается напоминание о себе адресату повторным письмом, телефонным звонком, СМС или иным способом.
Основы деловой переписки
Правилами оформления деловой переписки не приветствуется использование жаргонов, просторечий и диалектных выражений. Возможно использование профессиональных терминов, если известно, что адресат обладает теми же профессиональными знаниями, что и вы. Хороший литературный язык, корректный тон, недвусмысленность, минимум воды, быстрый переход к сути вопроса - на этом и строятся основы деловой переписки.
В неформальной деловой переписке нередко используются односложные слова и сокращения: таким образом достигается впечатление теплоты, близкого знакомства и взаимной симпатии. Прилагательные «добросердечный», «отзывчивый», «прекрасный», «изумительный» и т. д. вполне допустимы. Они демонстрируют тот факт, насколько автор письме объективен или субъективен.
Правила ведения деловой переписки не предполагают обращения на «ты», даже если мейл готовится для ближайшего знакомого.
В зависимости от того, знаете ли вы, как правильно вести деловую переписку, во многом зависит судьба сделок организации и возможность ее дальнейшего развития. Поэтому данным навыком обязательно должен овладеть каждый профессиональный сотрудник компании.
